Get things done основные принципы. Что такое GTD и как это работает

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

Предисловие к русскому изданию книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» начинается так: «Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими».

Такие ситуации знакомы многим. И обещанием автора книги помочь стать организованнее, во многом, объясняется ее успех. Об этом свидетельствуют не только свыше 600 тыс. проданных с 2001 года лишь в Америке экземпляров, но и дальнейшая разработка концепции Аллена многими авторами, создание специального программного обеспечения, включая мобильные приложения, где за основу взят метод Getting Things Done (GTD). Отдельным методикам Аллена (например, «43 папки») сегодня посвящены целые онлайн-ресурсы. Это ярко демонстрирует, что авторские наработки существенно повлияли на такую область как , личная . Поэтому в данной статье мы поговорим о концепции GTD, принципах ее работы, а также некоторых практических аспектах, которые сможет применить в своей деятельности каждый.

Как доводить дела до завершения

Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD. В Википедии говорится, что в переводе фразы с английского языка на русский ошибочно употребляется формулировка «приведение дел в порядок» (с таким названием в российском переводе издавалась книга), в то время как нужно «доведение дел до завершения». Любопытным фактом является также то, что русскоязычная и англоязычная Википедии расходятся в трактовках самого понимания методики GTD: первая называет ее самостоятельной и ограниченно связанной с управлением временем, вторая же утверждает, что GTD – метод в рамках тайм-менеджмента.

Многие специалисты отмечают специфический стиль изложения, присущий Аллену. Его идеи, в отличие от идей, выдвигаемых Стивеном Кови в « », не вдохновляют, а дают строгое и подробное описание алгоритма. В отличие от Кови, который не лишен философской рефлексии и требует четкой формулировки миссии с охватом основной цели жизни, Аллен наоборот строит систему «снизу вверх». Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.

«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.

Итак, вооружившись советом от автора, мы и подошли к самому главному: к вопросу о сути метода доведения дел до конца. Многие критикуют концепцию GTD за сложность и непонятность, что, в тоже время, не мешает каждому выработать свою собственную систему, взяв на вооружение лишь некоторые постулаты. Ниже приведены именно такие рекомендации из книги «Getting Things Done»:

Организация пространства

Одна из первых рекомендаций, высказанных в книге. По мнению Аллена, рабочее место сродни контрольному пункту, с которого каждый день начинается путь. Суть здесь весьма абстрактна – дело даже не столько в том, чтобы рабочее место не было завалено бумагами и разбросанными офисными средствами (это требование общее для всех, кто прибегает к тайм-менеджменту), а в том, что нужно организовать его максимально «под себя», под свой род деятельности и нужды. Есть и конкретика: методика GTD подразумевает наличие, кроме письменного стола, разумеется, следующих атрибутов:

  • лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
  • пачка бумаги формата А5;
  • ручка или карандаш;
  • клейкие листочки (~8 x 8 см.);
  • скрепки;
  • прищепки для больших пачек бумаги;
  • стэплер;
  • скотч;
  • ластик;
  • аппарат для наклеивания этикеток;
  • папки для бумаг;
  • ежедневник;
  • мусорная корзина.

Система хранения справочной информации

Такая система необходима каждому. Шкаф для хранения корреспонденции, много папок, аппарат для наклеивания этикеток – одним словом все, что способствует структурированию любой входящей информации с целью легкого к ней доступа позже. Автор уверен, что процесс размещения письма или документа в такой системе должен занимать не больше 60 секунд. Поэтому лучше организовать что-то вроде алфавитного каталога, который позволит получать доступ к информации быстро и удобно.

Списки

Помимо использования календаря-планировщика, каждому нужно иметь 4 списка:

1. «Следующие действия». В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Неважно какой он формы – бумажный блокнот или текстовый документ на рабочем столе персонального компьютера, важно, чтоб он постоянно находился с вами. Таким образом, у вас будет постоянное напоминание о делах, которые еще предстоит делать. Редактировать такой список, вносить новые записи в него нужно ежедневно.

2. Проекты. Под этим заглавием Аллен понимает предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, следственно на их выполнение требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации (еженедельно).

3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).

4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее по типу пробежать марафон или завести блог.

Ведение этих списков тесно связано с основными принципами GTD: сбором, обработкой, организацией, обзором и действием.

Сбор. Дэвид Аллен использует термин «корзина» для обозначения фиксации информации на любом носителе с целью освобождения разума. Это может быть органайзер, дневник, ноутбук. Нужно выкинуть все с головы (в данном случае перенести) и приступать к следующему этапу.

Обработка. Во время обработки информации ее стоит поделить на два типа: та, что требует действия и та, что не требует. При работе с первым типом мы либо делаем сами, либо делегируем, либо откладываем. При работе со вторым – откладываем в справочную информацию, избавляемся, вносим в список «когда-нибудь».

Двухминутное правило – если на выполнение работы тратится меньше чем 2-5 минут, она должна быть сделана незамедлительно.

Обзор списка задач нужно делать ежедневно или как можно чаще. GTD требует, чтобы, по крайней мере, еженедельно проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам.

Действие. Физическое выполнение задач.

Помимо того, что уже было сказано, хотим обратить ваше внимание на то, что GTD это не уникальный инструмент, а свод методик. Вы можете их брать за основу, корректировать, изменять согласно своему роду деятельности и потребностям.

Контроль над достижением

Чтобы мелкие дела, на которые мы делили наше крупное, двигались в сторону завершения, важно понимать, какую цель мы преследуем, каких результатов мы хотим достичь. Как уже было сказано, в соответствие с этим планируется ряд последовательных действий и напоминаний, объединенных в единую систематизированную систему. Чем сложнее задача, тем на более мелкие «кирпичики» следует ее делить и тем детальнее нужно разрабатывать эту систему. Рассмотрим поподробнее этапы достижения:

  • Ответ на вопрос, что мы хотим достичь. Нужно четко понимать, зачем мы выполняет те или иные действия. Это словно для лучника, целиться в яблочко мишени. Он может выполнять множество действий от натягивания тетивы до стрельбы, но результат все равно будет проверяться по попаданию стрелы в центр мишени. Не ответив на вопрос, он может послать стрелу и в зрителей.
  • Ответ на вопрос, как мы хотим достичь. Здесь у большинства людей активно начинает работать генератор идей, выдавая как подходящие, так и откровенно бредовые. Сначала зафиксировав все без критики и затем отобрав наиболее подходящие можно легче достичь цели.
  • Выбор наилучшей траектории и непосредственное следование ей. Так, после ответов на вопросы можно составить четкий план, следуя которому мы сможем достичь своей цели.

Ваша жизнь состоит из заданных целей, ряда ваши действий и полученных результатов. Чем лучше вы сможете структурировать информацию на разных уровнях, выстраивать цепочки действий и следовать им, тем лучше вы сможете привести ваши дела в порядок.

Немного об авторе

Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался , выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.

Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.

Аллен написал три книги – уже известную «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» и «Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life»,а также «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life».

Скидка для пользователей 4brain

Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары, этим занимаются его сертифицированные ученики. Так, в России, Беларуси и Казахстане его сертифицированным партнером является компания Everconsult, которая и проводит тренинги по GTD.

Компания Everconsult обратилась к нам и предложила всем пользователям нашего сайта скидку в 15% на свои мероприятия (кому интересно). . Для получения скидки при регистрации нужно просто ввести промокод.

Мой рассказ будет разделён на 2 части:

  • Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
  • Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

0. Предисловие

На что обычно похож день проектного менеджера?

Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи - подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

Не узнаёте - вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

1. Введение

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done ) - методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

  • Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана - мешает работать.
  • Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

GTD - это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

2. Про GTD

Как понять, что вам это нужно:

  • Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
  • Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели - презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
  • После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia .

Два важных аспекта:

  • Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
  • Многозадачность повышает количество ошибок.

И вот тут-то нам и нужна GTD.

Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

  • Записывать, а не запоминать.
  • Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
  • Проводить ревью списка задач.

1. Что нужно записывать?

Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

2. Как записывать?

А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту - в 1 папку. Сделать ремонт - отдельный список. Купить на дачу - отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

3. Как проводить ревью?

Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

3. Инструменты

Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

Наши задачи:

  • Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
  • Меньше отвлекаться и больше делать.
  • Быстро включаться в выполнение задач.

Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

Чем пользуюсь лично я:

  • iPhone / iPad / MacBook
  • Gmail и другие сервисы Google
  • Wunderlist
  • Evernote
  • LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

Tips & Tricks:

  • Звонки и сообщения
  • Заметки и напоминания
  • Spotlight search
  • Виртуальные рабочие столы

2. Gmail и другие сервисы Google

Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

  • Ярлыки
  • Автоматическая фильтрация
  • Поиск
Inbox

Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

3. Wunderlist

Wunderlist - помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

4. Evernote

Evernote - облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное - подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

6. LastPass

LastPass - облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное - хранится в облаке.

5. How to Get Started

Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады - это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

1. Вкладки vs. окна в браузере

Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно - до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача - одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело - закрывайте окошко.

2. Рабочий стол так, как он задумывался

Рабочий стол - это не место для ярлыков. Да-да!

В Windows есть меню «Пуск», в OSX - Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное - на помойку.

3. Zero Inbox

Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела - сразу в работу. Большие - в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

6. P.S.

Для дальнейшего просвещения:

Книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» перечитываю каждый год, и каждый раз нахожу для себя что-то новое. То, на что я раньше не обратил внимание. Для меня это главная GTD-книга. Трактат личной эффективности!

Это не значит, что я в прошлый раз читал не внимательно. Развиваясь, мы поднимаемся на новые уровни, а с этих уровней вид открывается совершенно другой.

Не факт, что в следующем году, перечитав эту же книгу, я не найду что-то еще…

  1. Своим осознанием. Что я понял в процессе чтения или какие сделал для себя выводы.
  2. Что нового я внедрил в свою систему планирования в MyLifeOrganized.

Осознание, пришедшее после перечитывания книги «Как привести дела в порядок»

GTD — это привычка!

Даже если прочитал книгу и все понял с первого раза — потребуется намного больше времени, чтобы принципы Getting Things Done выполнялись на уровне подсознания.

Не существует другой, более короткой дороги, чем ежедневная практика.

Даже если вы пройдете тренинг, сможете получить только

  1. Знания
  2. Навыки
  3. Кейсы


И уже через неделю-две у вас будет

  • созданная именно под вас система, учитывающая ваши ценности и приоритеты
  • разобраны и структурированы все текущие задачи
  • готовые кейсы и шаблоны для продуктивной работы в MLO
  • ответы на все ваши вопросы по MyLifeOrganized, планированию, приведению дел в порядок, максимальной продуктивности

Напишите мне в чем ваша самая большая трудность в планировании и структурировании, и я подскажу вам оптимальный вариант выхода из сложившейся ситуации!

Ключевые мысли

  • GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
  • Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
  • Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор - Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD - аббревиатура английского названия) - не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД - это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы - сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», - говорит Аллен - «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически - каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», - сказал он. «Быстрые интернет-каналы - это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги - соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» - это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» - заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.

Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.

2. Расклад заданных дел

По поставленной задаче задаем вопросы:

  1. Насколько важна эта задача?
  2. Сколько времени займет выполнение этой задачи?
  3. Должны ли вы выполнить ее в определенный срок или можно сделать когда угодно?

Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.

Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:

  1. Найти примеры бизнес-плана в интернете.
  2. Посмотреть на содержание, ознакомится и понять суть.
  3. Создать похожий образец для своего проекта.
  4. Сделать наброски.
  5. Что-то менять, улучшать и т. д.

Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):

  • Какую кухню вы хотите;
  • Каких знакомых позвать;
  • В какое время лучше идти;
  • Какая погода будет и что лучше одеть...

Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.

3. Систематизирование дел

Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:

  • По степени важности;
  • Срочности;
  • И по количеству предпринимаемых шагов.

Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.

Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.

Пример 2. У вас возникло желание — научиться По сути, это для И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.

— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо...), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.

После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес... Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.

4. Просмотр и обновление

В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.

Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.

5. Выполняйте

Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.

Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!